Facture, Devis, Pro forma ou Bordereau de livraison, comprendre la nuance.

Facture, Devis, Pro forma ou Bordereau de livraison, comprendre la nuance.

Temps de lecture : 2 minutes

Partager


On a tous croisé ces documents au cours de notre carrière professionnel et les avons utilisé pour des besoins de comptabilité ou pour percevoir le paiement des travaux exécutés pour une société. Il nous est probablement aussi arrivé de les utiliser sans vraiment se demander si cela vaut dans le contexte. Avec cette article, nous allons comprendre de façon basique à quoi servent ces documents et quand faut-il les utiliser ?

Notion de comptabilité

Tout ce qui se mesure, se contrôle

Je ne sais plus trop où je l’ai lu, lol.

Pour des soucis de transparence et de traçabilité, bon nombre de document existe pour répondre à une question spécifique liée au fonctionnement d’une entreprise. C’est là qu’intervient la comptabilité. Elle régit des procédés qui permettent de mesurer et de suivre les activités commerciales d’une entreprise. Parmi ces outils, nous avons nos fameux documents. Pour faciliter la compréhension, nous allons suivre une chronologie et ainsi montrer le processus d’utilisation de chaque document.

Le scénario

Considérons deux parties ; le Client et le Prestataire. Comme un émetteur et un récepteur, la communication dans le but d’exécuter des travaux passe par le langage des ces documents. Voici donc le scénario :

Le Client a besoin d’un certain nombre de produits ou travaux. Il émet un document qui résume l’ensemble de ses besoins qu’il envoie au Prestataire : La demande de Cotation.

Le Prestataire reçoit ce document, l’interprète et renvoie une réponse qui définit le coût pour exécuter les travaux, le délai d’exécution et les conditions d’exécution : La Facture Pro Forma (encore appelé Devis).

Le Client reçoit la facture pro forma et évalue la faisabilité des travaux compte tenu du coût et des conditions. Si le Client est d’accord, il donne son accord avec un document signé de sa part reprenant les informations du document précédant avec une mention d’approbation du genre “Ok pour la commande” ou “Validé” : Le Bon de commande.
Notez que le Client n’est engagé avec le Prestataire que dès signature de ce document. Donc le Client a le plein droit de ne rien engager tant qu’il n’a reçu que la facture pro forma sans envoyer le bon de commande.

Une fois que le bon de commande a été émis, le Client doit s’y accorder avec le Prestataire pour que ce dernier exécute les travaux. Comme dit plus haut, l’engagement est officiel. Le Prestataire s’accorde quant à lui à livrer les travaux dans le délai convenu avec le Client et lui présente un document qui liste les détails de la commande, le coût total et les conditions de paiement : La Facture.

Il arrive que le Client paie en différé soit un certain nombre de jour après ou solde sur simple présentation de la facture et dans ce cas précis, c’est une facture avec la mention “Payée”.

Pour justifier la réception des livrables conforme et valide par rapport au Bon de commande, il arrive que l’une des parties utilise un document qui joue ce rôle : Le bordereau de livraison. Parfois , ce document doit être validé avant que le Client ne procède au paiement.

En somme

C’est quand même vrai que ça en faut beaucoup de paperasse mais si vous voulez tracer vos mouvements commerciales et avoir de quoi traiter votre comptabilité. Vous avez besoin d’utiliser ces outils.

Partager


15
0

Commenter